Hide
Show all
Email this article 
Guidelines for Auditing the Handling of Electronic Documents as a Result of Changes Postulated by the Archives Community
Abstract
The emergence of legal acts on the computerisation of public administration in Poland, the spread of electronic documentation and various types of IT tools and electronic document management systems have not always improved the performance of office activities and the documentation of cases. The lack of guidance on the rules for archival audits of electronic records, which are collected, produced and stored differently in the organisational units under archival supervision, has resulted in a marked diversity in the verification and description of data collected during archival audits. The article includes examples of problems raised by the archives community and attempts to analyse guidelines for carrying out controls on the handling of electronic documents.
Keywords
Full Text:
PDF (Język Polski)References
Decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 3 kwietnia 2019 r. nr ZSPU.421.8.2018, https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSPU.421.8.2018 [dostęp: 23 I 2023].
„Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej” 2005, nr 64, poz. 565; 2006, nr 206, poz. 1517–1519; 2011, nr 14, poz. 67; 2015, poz. 1446.
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Wytyczne dotyczące przeprowadzania kontroli postępowania z dokumentami elektronicznymi, dokument przesłany autorce w trybie dostępu do informacji publicznej w lutym 2022 r.
Zarządzenia nr 508 Wojewody Mazowieckiego z dnia 30 grudnia 2021 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie, https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Sz2r4Mpq1tEJ:https://www.gov.pl/attachment/10bd597d-34ed-4587-9907-fb2ffd34c825&cd=28&hl=pl&ct=clnk&gl=pl [dostęp: 22 I 2023].
Degen R., Garść uwag na temat selekcji w Polsce, w: Toruńskie Konfrontacje Archiwalne, t. 1, Archiwistyka na uniwersytetach, archiwistyka w archiwach, red. W. Chorążyczewski, A. Rosa, Toruń 2009.
Drzewiecka D., Elektroniczna biurowość w urzędach gminnych z terenu objętego nadzorem archiwalnym Archiwum Narodowego w Krakowie w latach 2011–2019, „Przegląd Archiwalno-Historyczny”, t. 9 [w druku].
Drzewiecka D., Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w publicznych uczelniach wyższych w Polsce. Przykład Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie, w: Archiwa uczelniane w XXI wieku wobec komputeryzacji, informatyzacji i elektronicznego zarządzania dokumentacją: wprowadzenie do problematyki, red. B. Kierzkowska, A. Supruniuk, P. Bunkowska, Toruń 2021.
Drzewiecka D., Ogólne czy szczegółowe? Dane dotyczące biurowości elektronicznej w Polsce zawarte w protokołach kontroli archiwalnych z lat 2011–2019, „Archeion” 2022, 123.
Drzewiecka D., Systemy EZD w urzędach administracji publicznej w Polsce w latach 2011–2019. Rzeczywista liczba wdrożeń versus budowa marki narzędzi informatycznych, „Archeion” 2021, 122.
Drzewiecka D., Karaś T., Wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentacji w Urzędzie Miasta Krakowa. Wybrane problemy, w: Rola archiwów w procesie wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Z doświadczeń archiwów szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych oraz państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, red. A. Barciak, D. Drzewiecka, K. Pepłowska, Katowice 2017.
Górak A., Model wcielony – biurokracja elektroniczna, „Dzieje biurokracji” 2019, 10.
Górak A., Magier D., Selekcja archiwalna jako konstruowanie zasobu źródeł historycznych, „Archiwa-Kancelarie-Zbiory” 2011, 2.
Jaskółka-Leśniak K., Dobre praktyki w obszarze kształtowania państwowego zasobu archiwalnego, w: Dobre praktyki zarządzania dokumentacją, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 10, red. K. Pepłowska, M. Smoczyński, Toruń 2022.
Jaskółka-Leśniak K., Między Scyllą i Charybdą. Pracownicy nadzoru archiwów państwowych wobec selekcji materiałów, referat wygłoszony w trakcie VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich we wrześniu 2022 r. w Łodzi, https://sap.waw.pl/wp-content/uploads/2022/08/04-Jaskolka-Lesniak-Katarzyna-Miedzy-Scylla-i-Charybda.pdf archiwalnych [dostęp: 23 I 2023].
Karaś T., Od narzędzi informatycznych do EZD. Bariery w procesie wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Miasta Krakowa i miejskich jednostkach organizacyjnych, w: Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020.
Makowski D., Archiwa a systemy informatyczne w administracji publicznej. Wstęp do problematyki, „Archeion” 2020, 121.
Perłakowska E., Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, w: G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018.
Perłakowska E., Systemy dziedzinowe a dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w: G. Abgarowicz, E. Perłakowska, A. Prasal, Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji, Warszawa 2018.
Robótka H., Zarządzanie dokumentacją w dobie informatyzacji, w: Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020.
Robótka H., Zasady i metody selekcji dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej a potrzeby badań obecnych i przyszłych, https://docplayer.pl/11414229-Zasady-i-metody-selekcji-dokumentacji-tradycyjnej-i-elektronicznej-a-potrzeby-badan-obecnych-i-przyszlych.html [dostęp: 23 I 2023].
Robótka H., Wartościowanie akt. Przeszłość i przyszłość, w: Dokumentacja masowa. Z problematyki kształtowania zasobu archiwalnego, red. I. Mamczak-Gadkowska, K. Stryjkowski, Poznań 2012.
Rosowska E., Polski system wartościowania dokumentacji oparty o jednolite rzeczowe wykazy akt a koncepcja wartościowania i selekcji dokumentacji a posteriori (tezy wystąpienia), referat wygłoszony w trakcie VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich we wrześniu 2022 r. w Łodzi, https://sap.waw.pl/wp-content/uploads/2022/08/03-Rosowska-Ewa-Koncepcje-wartosciowania-i-selekcji.pdf [dostęp 23 I 2023].
Skupieński K., Pytania o definicje dokumentu, kancelarii i archiwum w „epoce bez papieru”, w: „Zatrzymać przeszłość, dogonić przyszłość”. Pamiętnik VI Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich, Wrocław 5–7 września 2012 r., red. W. Chorążyczewski, K. Stryjkowski, Warszawa 2013.
Smoczyński M., System elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW a wewnętrzne normatywy regulujące zarządzanie dokumentacją w jednostkach administracji samorządowej i rządowej w terenie (2011–2021). Wybrane aspekty, „Archeion” 2022, 123.
Staszewska H., Woźniak W., Dokumentacja elektroniczna w archiwach państwowych – wyniki ankiety przeprowadzonej w maju 2015 r., „Archiwa-Kancelarie-Zbiory” 2015, 6.
Szabaciuk M., Problem wartościowania dokumentacji elektronicznej jako zasobu źródeł historycznych dla przyszłych badaczy dziejów XXI wieku, „Wschodni Rocznik Humanistyczny” 2017, 14, 4.
Wanic B., Kurdyk B., Wdrożenie EZD w urzędach województwa śląskiego, w: Rola archiwów w procesie wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Z doświadczeń archiwów szkół wyższych, instytucji naukowych i kulturalnych oraz państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, red. A. Barciak, D. Drzewiecka, K. Pepłowska, Katowice 2017.
Wlezień P., Brakowanie a systemy EZD, referat wygłoszony w trakcie VIII Powszechnego Zjazdu Archiwistów Polskich we wrześniu 2022 r. w Łodzi, https://sap.waw.pl/wp-content/uploads/2022/08/09-Wlezien-Pawel-brakowanie-a-systemy-EZD.pdf [dostęp 23 I 2023].
Wlezień P., Dane gromadzone w EZD. Kilka refleksji o potencjale badawczym informacji powstających i gromadzonych w systemach EZD, w: Zarządzanie dokumentacją w instytucji. Czynniki sprzyjające i ograniczenia, „Biblioteka Zarządcy Dokumentacji”, t. 9, red. R. Degen, M. Jabłońska, Toruń 2020.
VI forum zarządzania dokumentacją w urzędzie, https://fzd.administracjapubliczna.pl [dostęp: 23 I 2023].
Archiwiści i Belliculum Diplomaticum IX Lublinense na WHiA,
https://www.umcs.pl/pl/aktualnosci,22423,archiwisci-i-belliculum-diplomaticum-ix-lublinense-na-whia,121477.chtm [dostęp: 29 I 2023].
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, https://ezd.gov.pl/www/index [dostęp: 26 I 2023].
Nadzór archiwalny, https://ank.gov.pl/co-robimy/nadzor-archiwalny/ [dostęp 10 I 2023].
Wiosenne Spotkania Archiwalne, https://wsa.umk.pl/ [dostęp: 23 I 2023].
DOI: http://dx.doi.org/10.17951/rh.2023.55.639-658
Date of publication: 2023-07-20 09:57:04
Date of submission: 2023-01-30 16:52:39
Statistics
Indicators
Refbacks
- There are currently no refbacks.
Copyright (c) 2023 Dorota Drzewiecka
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.